Erfaren Projektadministratör

Vi söker nu en erfaren Projektadministratör till ett konsultuppdrag inom några av Stockholms största kollektivtrafikprojekt. Rollen innebär att vara en central administrativ funktion i projektorganisationen och stödja projektledning och projektmedlemmar i den dagliga verksamheten.

Detta uppdrag passar dig som är strukturerad, serviceinriktad och trivs i en roll där du fungerar som spindeln i nätet med många kontaktytor.

Om uppdraget

Som projektadministratör kommer du att arbeta inom projekt kopplade till Blå och Röd Linje, där ett av huvudprojekten är anskaffningen av nya tunnelbanevagnar (C30). Projektet är omfattande och inkluderar bland annat fordon, IT-system, teknisk dokumentation, utbildning, reservdelar och specialverktyg.

Projektet har en budget som överstiger 8 miljarder kronor och genomförs i nära samarbete med internationella leverantörer.

Du kommer att vara en viktig del i projektorganisationen och bidra till att skapa struktur, effektivitet och fungerande administrativa processer.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

• Säkerställa ett stabilt administrativt arbetsflöde i projektet
• Ansvara för ärende- och dokumenthantering inklusive planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
• Arbeta i dokumenthanteringssystem såsom Avima och EDIT (Platina)
• Stödja projektledare och projektmedlemmar i administrativa frågor
• Planera och boka möten samt ta fram mötesplaner
• Skriva mötesprotokoll och dokumentera workshops
• Hantera resebokningar för projektmedlemmar
• Delta i projektets kvalitetsforum och bidra till arbete med styrande dokument och processer
• Hantera IT-beställningar, behörigheter och kontorsmaterial
• Administrera gruppbrevlådor och distributionslistor
• Ta emot och kontera fakturor i ekonomisystemet Agresso
• Hantera onboarding och offboarding av projektmedlemmar
• Administrera behörigheter till lokaler och system
• Sprida relevant information inom projektorganisationen
• Bidra till utvecklingen av organisationens administratörsnätverk

Kravprofil

För att vara aktuell för uppdraget behöver du ha:

• Minst gymnasial utbildning
• Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör inom exempelvis kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsbyggnad, teknik, bygg, anläggning eller IT
• Minst 5 års erfarenhet av dokument- och ärendehantering inklusive diarieföring, arkivering och strukturering av dokument
• Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande ekonomisystem

Meriterande erfarenhet

Det är meriterande om du även har:

• Erfarenhet av projektadministration inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem såsom EDIT/Platina
• Erfarenhet av administrativa projektsamarbetsverktyg som Webforum, SharePoint eller liknande
• Erfarenhet av att kommunicera regelbundet på engelska med internationella leverantörer eller samarbetspartners

Personliga egenskaper

Vi söker dig som:

• Är strukturerad och noggrann
• Har god prioriteringsförmåga och kan hantera många uppgifter parallellt
• Är utåtriktad och serviceinriktad
• Har lätt för att kommunicera och samarbeta med olika funktioner
• Snabbt kan sätta dig in i nya system och arbetsrutiner

Uppdragsinformation

• Omfattning: 100 % (40 timmar/vecka)
• Placering: Kungsholmen, Stockholm
• Arbetsform: Hybrid – arbete både på plats och på distans enligt överenskommelse

Om Soros Consulting

Soros Consulting är ett specialistbolag inom konsult- och rekryteringslösningar. Vi matchar kvalificerade specialister och ledare med organisationer där kompetens, driv och personlighet gör verklig skillnad. Genom ett nära samarbete med både kunder och kandidater säkerställer vi en professionell och kvalitativ process från första kontakt till signerat uppdrag.

Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!