Administratör / Chefssekreterare till högskola i Stockholm

Om tjänsten Vi söker nu en administratör/sekreterare till rektorsfunktionen vid en högskola i Stockholm. I rollen är din huvudsakliga uppgift att säkerställa att det praktiska arbetet kring att rektorns vardagliga arbete fungerar effektivt och smidigt. Du arbetar proaktivt, ligger steget före i planeringen och har en god förmåga att hålla ihop både detaljer och helhet.

Rollen innebär en stor variation av arbetsuppgifter och ett nära samarbete med rektor och övrig högskoleledning. Du ansvarar för att på både kort och lång sikt strukturera och samordna rektorsfunktionens vardag. I uppdraget ingår bland annat att stödja rektor med kalender- och möteshantering, mötesförberedelser, löpande mejlhantering samt annan administrativ samordning som krävs för att verksamheten ska fungera smidigt.

I rollen ingår även att representera högskolan i kontakter med externa parter via mejl och telefon, både på svenska och engelska.

Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som Administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start så snart som möjligt och beräknas pågå till och med 2026-10-15

Arbetet utförs i huvudsak på plats i högskolans lokaler, med möjlighet till distansarbete en dag per vecka.

Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift.

För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM.

Meriterande för tjänsten: • Erfarenhet av administrativt arbete inom statlig myndighet • Erfarenhet av kvalificerat chefsstöd, exempelvis i roller som VD-assistent, GD-sekreterare eller motsvarande • Fler än tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör eller i liknande roll

Om dig För att lyckas i rollen är du stresstålig, mycket noggrann och arbetar strukturerat även i perioder med högt tempo. Du har god förmåga att prioritera, organisera och följa upp ett stort inflöde av mejl, mötesförfrågningar och bokningar utan att tappa detaljer eller helhetsperspektiv. Du är serviceinriktad, har ett gott omdöme och trivs i en roll där du fungerar som en central kontaktpunkt. Vidare har du en hög kommunikativ förmåga och kan på ett professionellt och förtroendeingivande sätt representera högskolan i kontakter med externa parter via mejl och telefon, både på svenska och engelska.

För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering kan arbetspsykologiska tester förekomma. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-05-07.

Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Maja Nyström via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: maja.nystrom@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!